La automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation o RPA) está transformando la manera de operar de las compañías. Los robots de software de RPA se comunican con los sistemas y las aplicaciones para agilizar procesos y reducir la carga de trabajo que recae sobre los humanos. A continuación, exponemos cómo funciona y qué ventajas tiene.
Las mejoras en la productividad han sido constantes en las últimas décadas. Cada vez cuesta menos tiempo y dinero hacer tareas más complejas, y esto es gracias a la transformación digital en general y a la automatización de procesos en particular. Las tareas repetitivas que antes requerían de una o varias personas dedicadas a ello, ahora se pueden programar en los sistemas informáticos de la empresa y ejecutarse automáticamente.
Qué es RPA
Si hablamos de Robotic Process Automation (RPA) lo hacemos de un método para automatizar procesos transaccionales basados en reglas específicas. Pensemos en un empleado que utiliza un software de contabilidad, de CRM (Customer Relationship Management), de ERP (Enterprise Resource Planning) o de cualquier otra aplicación empresarial y preguntémonos, ¿podría automatizarse su labor? La RPA dice que sí, al menos sus tareas más mecánicas.
Forrester Consulting
La RPA es el siguiente paso lógico para reducir considerablemente la necesidad de que los empleados realicen tareas de alto volumen basadas en reglas
La automatización tradicional solo ejecuta las instrucciones predefinidas, lo que limita el alcance de las tareas que se pueden automatizar con ella. La RPA cambiará esto y será un componente fundamental de la hiperautomatización. Combinada con la Inteligencia Artificial, el Machine Learning y el Big Data, en un futuro muy cercano los robots aprenderán de los procesos existentes, lo que les permitirá solucionar problemas a medida que vayan surgiendo.
Automatización y robótica
La automatización no debe confundirse con la robotización. Conocer las diferencias entre ambas es importante a la hora de implementar una tecnología u otra atendiendo a su eficacia. La automatización de procesos ofrece fiabilidad y una excelente productividad cuando se trata de trabajar en entornos estructurados, mientras que la robotización tiene la ventaja de contar con autonomía de decisión, permitiendo trabajar en entornos más variables.
Cómo funciona la RPA y su integración en la empresa
La implantación de la RPA en una organización requiere de la adaptación tanto de la tecnología como del organigrama. A continuación, repasamos algunas claves:
- Los desarrolladores de procesos identifican las tareas de las que se ocupará la RPA.
- Un sistema, denominado gestor de robots, asigna y monitorea las tareas identificadas.
- Las aplicaciones informáticas son las plataformas mediante las cuales interactúan robots y usuarios.
- Los robots, o programas de software, interactúan con las aplicaciones de la empresa.
- Los usuarios interactúan con las aplicaciones y resuelven las incidencias que escala el robot.
¿Cuáles son las áreas de aplicación de la RPA? Es decir, ¿qué procesos pueden o tienden a automatizarse en la actualidad? Repasamos algunos de ellos: operaciones en ventas, operaciones en compras, mediación y comunicación con proveedores, conciliación de registros contables y extractos bancarios, comparación de precios de suministros, gestión de nóminas, generación de informes, atención al cliente, etc. Por tanto, la RPA tiene impacto en la mayoría de los sectores de la industria: finanzas y banca, energía, seguros, sanidad, manufactura, logística, tecnología y telecomunicaciones, entre otros.
Herramientas de la RPA
Las herramientas RPA son aplicaciones de software a través de las cuales los usuarios pueden configurar qué tareas deben ser automatizadas por los bots. Aunque algunas de estas aplicaciones requieren ciertos conocimientos de programación, hay otras que ofrecen la posibilidad de usar lenguaje natural o interfaces de usuario sencillas. En líneas generales, deben poseer las siguientes características: